Cách Tính Tiền Lương Ngày Phép Chưa Nghỉ Chuẩn Luật Lao Động 2026

1. Quy định pháp luật về ngày phép năm và quyền lợi của người lao động

Theo Điều 113 Bộ luật Lao động hiện hành, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau:

• 12 ngày làm việc: Đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường.
• 14 ngày làm việc: Đối với người lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
• 16 ngày làm việc: Đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Bên cạnh đó, luật lao động cũng quy định về chính sách tăng ngày phép theo thâm niên làm việc (thường được gọi là phép thâm niên). Cụ thể, cứ đủ 05 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm của người lao động được tăng thêm tương ứng 01 ngày.

Hình 2: Người lao động cần tìm hiểu kỹ quy định luật lao động ngày phép năm để bảo vệ quyền lợi.

2. Trường hợp nào được thanh toán tiền ngày phép năm chưa nghỉ hết?

Một trong những điểm thay đổi quan trọng của Bộ luật Lao động hiện nay so với các phiên bản trước đó là việc thắt chặt các trường hợp được thanh toán tiền phép năm chưa nghỉ. Cụ thể, khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động quy định rõ:

"Trường hợp do thôi việc, mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ."

Như vậy, luật quy định rõ chỉ có 2 trường hợp người lao động được nhận tiền đền bù ngày phép bằng tiền mặt:

• Thôi việc: Người lao động chủ động xin chấm dứt hợp đồng lao động đúng pháp luật.
• Mất việc làm: Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động do thu hẹp sản xuất, thay đổi cơ cấu công nghệ hoặc giải thể.

Đối với trường hợp người lao động vẫn đang tiếp tục làm việc bình thường tại doanh nghiệp nhưng không nghỉ hết phép năm, doanh nghiệp không bắt buộc phải thanh toán bằng tiền cho những ngày này, trừ khi hai bên có thỏa thuận riêng có lợi hơn cho người lao động được ghi nhận trong thỏa ước lao động tập thể hoặc hợp đồng lao động. Thay vào đó, người lao động nên chủ động thỏa thuận chuyển ngày phép thừa sang năm sau.

3. Công thức tính tiền lương ngày phép chưa nghỉ chuẩn xác

Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, cách tính tiền lương ngày phép chưa nghỉ hết được áp dụng theo công thức quy định tại Điều 67 Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ:

Hình 3: Công thức và bảng tính tiền đền bù ngày phép năm dựa trên mức lương bình quân 06 tháng liền kề.

Trong đó:

• Tiền lương bình quân theo HĐLĐ của 06 tháng liền kề: Bao gồm mức lương chính, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được xác định trên hợp đồng lao động.
• Số ngày làm việc bình thường của tháng: Là số ngày làm việc quy định của doanh nghiệp (thường là 24 hoặc 26 ngày tùy thuộc vào doanh nghiệp nghỉ 1 ngày hay 2 ngày cuối tuần).

4. Các ví dụ minh họa tính toán thực tế cho từng trường hợp

Để giúp người lao động và bộ phận nhân sự dễ hình dung, dưới đây là 3 ví dụ giả định cụ thể với các con số tính toán chi tiết:

Ví dụ 1: Tính tiền phép năm chưa nghỉ khi nhân viên xin nghỉ việc giữa năm

Chị A làm việc tại một công ty phần mềm, có chế độ phép năm là 12 ngày/năm. Công ty quy định làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu (22 ngày công/tháng). Chị A quyết định thôi việc từ ngày 01/07/2026. Lương bình quân HĐLĐ 6 tháng gần nhất của chị A là 15.000.000đ. Tính đến thời điểm nghỉ việc, chị A đã làm việc được 6 tháng và mới chỉ nghỉ 2 ngày phép.

Hình 4: Bộ phận nhân sự HR có trách nhiệm lập bảng kê thanh toán chi tiết các ngày phép thừa cho nhân viên.

Ví dụ 2: Trường hợp nhân viên có thâm niên làm việc lâu năm

Anh B đã cống hiến cho một doanh nghiệp sản xuất được 10 năm. Chế độ phép năm ban đầu là 12 ngày. Vì làm việc đủ 10 năm nên anh B được cộng thêm 2 ngày phép thâm niên, tổng cộng là 14 ngày phép/năm. Công ty quy định số ngày làm việc bình thường là 26 ngày/tháng (nghỉ ngày Chủ nhật). Lương bình quân HĐLĐ 6 tháng gần nhất của anh B là 20.000.000đ. Anh B chấm dứt HĐLĐ vào ngày 01/10/2026. Trong năm 2026, anh B chưa nghỉ ngày phép nào.

5. Quy trình đàm phán với bộ phận nhân sự và biểu mẫu yêu cầu thanh toán

Để đảm bảo nhận được đúng và đủ số tiền đền bù cho những ngày nghỉ hằng năm chưa nghỉ hết, người lao động cần thực hiện theo các bước chuyên nghiệp dưới đây:

• Kiểm tra lịch sử nghỉ phép: Đối chiếu số ngày phép đã nghỉ thực tế với bảng chấm công hoặc phần mềm quản lý nhân sự của công ty.
• Gửi văn bản đề nghị thanh toán: Khi làm thủ tục bàn giao nghỉ việc, hãy chủ động điền thông tin số ngày phép còn thừa vào biên bản bàn giao hoặc gửi mẫu đơn đề xuất thanh toán tiền phép năm.
• Xem xét bảng thanh toán lương cuối cùng (Payslip nghỉ việc): Đảm bảo số tiền đền bù ngày phép được hạch toán thành một mục riêng biệt và áp dụng đúng công thức lương bình quân 6 tháng liền kề.

Hình 5: Người lao động ký biên nhận hoàn tất các khoản thanh toán chế độ sau khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Kết Luận

Nắm rõ cách tính tiền lương ngày phép chưa nghỉ là chìa khóa để người lao động tự bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình khi chấm dứt hợp đồng lao động. Hãy luôn chủ động theo dõi ngày phép tích lũy và thực hiện các thủ tục thanh toán đúng quy trình pháp luật để nhận được đầy đủ các khoản đền bù xứng đáng.