Hướng Dẫn Cách Trình Bày Văn Bản Hành Chính Chuẩn Nghị Định 30/2020/NĐ-CP

Bất kỳ nhân viên văn phòng nào khi soạn thảo văn bản hành chính (Biên bản họp, tờ trình, công văn, quy định...) hay các văn bản pháp lý đều phải tuân thủ nghiêm ngặt **Nghị định 30/2020/NĐ-CP** ban hành ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Soạn thảo sai quy chuẩn căn lề, sai cỡ chữ hay sai bố cục sẽ lập tức làm giảm độ chuyên nghiệp của cơ quan, doanh nghiệp.

1. Các quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc theo Nghị định 30

Dưới đây là tóm tắt những điểm cốt lõi nhất bạn cần ghi nhớ khi căn chỉnh trang tài liệu Word:

• Khổ giấy: Bắt buộc sử dụng khổ giấy **A4** (210 mm x 297 mm).
• Font chữ: Sử dụng duy nhất font chữ **Times New Roman** (bảng mã Unicode).
• Quy định căn lề trang (Margin A4):
  • Lề trên (Top): **20 - 25 mm** (2.0 cm - 2.5 cm).
  • Lề dưới (Bottom): **20 - 25 mm** (2.0 cm - 2.5 cm).
  • Lề trái (Left): **30 - 35 mm** (3.0 cm - 3.5 cm) - để chừa khoảng đóng gáy tài liệu.
  • Lề phải (Right): **15 - 20 mm** (1.5 cm - 2.0 cm).
• Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Đặt ở góc trên bên phải trang giấy. Quốc hiệu viết IN HOA, đứng, đậm (cỡ chữ 12-13). Tiêu ngữ viết chữ thường, đứng, đậm, có gạch chân bên dưới (cỡ chữ 13-14).

2. Hướng dẫn sử dụng Trình tự động tạo văn bản trên Trợ Lý Số

Để giảm bớt thời gian căn lề Word và vẽ các bảng biểu canh lề thủ công phức tạp, bạn hãy sử dụng công cụ tự động của chúng tôi:


1. Bước 1: Truy cập công cụ Tạo Văn Bản Hành Chính Chuẩn Nghị Định.
2. Bước 2: Chọn nhóm văn bản cần soạn thảo: **Hành chính (29 loại)** hoặc **Quy phạm pháp luật (15 loại)**.
3. Bước 3: Điền các thông tin của cơ quan và nội dung chính của văn bản vào mẫu form bên trái. Bạn sẽ thấy bản xem trước (Live Preview) bên phải được tự động căn chỉnh lề, phân hàng cột, in đậm, in nghiêng đúng chuẩn Times New Roman của Nghị định 30.
4. Bước 4: Bấm nút **📋 Sao Chép Văn Bản (Rich HTML)**.
5. Bước 5: Mở phần mềm Microsoft Word, nhấn **Ctrl + V** để dán toàn bộ văn bản vào. Cấu trúc lề trang, vị trí chữ ký sẽ được bảo toàn nguyên vẹn.

3. Phân biệt văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

Theo quy định của Luật ban hành văn bản pháp luật hiện hành:

• Văn bản quy phạm pháp luật (gồm 15 loại): Là văn bản có chứa các quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung như: Hiến pháp, Luật, Bộ luật, Nghị quyết, Nghị định, Lệnh, Thông tư...
• Văn bản hành chính (gồm 29 loại): Là văn bản dùng để truyền đạt thông tin, chỉ đạo điều hành nội bộ doanh nghiệp hoặc cơ quan như: Quyết định (cá biệt), Kế hoạch, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Báo cáo, Công văn, Giấy ủy quyền, Giấy mời...

💡 Mẹo viết nội dung biên bản chuyên nghiệp:

Trong các loại biên bản hành chính, nội dung biên bản phải phản ánh trung thực, khách quan diễn biến cuộc họp, có ghi chép đầy đủ ý kiến phát biểu của từng thành viên và kết luận thống nhất cuối cùng, có chữ ký xác nhận của Thư ký và Chủ tọa ở chân văn bản.