Hướng Dẫn Cách Tự Tạo Tờ Khai Thuế Online Chuẩn Nhất 2026

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ của ngành Thuế, việc tự kê khai và tạo tờ khai thuế trực tuyến đã trở thành giải pháp tối ưu giúp cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí. Bằng cách sử dụng các công cụ tạo tờ khai trực tuyến, bạn có thể tự động điền các mẫu tờ khai chính xác và kết xuất tệp XML chuẩn để nhập vào ứng dụng hỗ trợ kê khai (HTKK) hoặc nộp qua cổng Thuế Điện Tử của Tổng cục Thuế.

1. Tổng Quan Các Loại Tờ Khai Thuế Phổ Biến

Căn cứ theo Thông tư 40/2021/TT-BTC và Thông tư 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, các đối tượng nộp thuế khác nhau sẽ phải áp dụng các biểu mẫu tờ khai thuế khác nhau:

2. Quy Trình Các Bước Lập Tờ Khai Thuế Trực Tuyến

Quy trình tự lập hồ sơ khai thuế trực tuyến dành cho các đối tượng đã được Tổng cục Thuế tối giản hóa. Dù bạn thực hiện khai thuế cá nhân hay khai thuế hộ kinh doanh, các bước chuẩn bị chung bao gồm:

• Xác định đối tượng & Cấu hình kỳ kê khai: Chọn đúng biểu mẫu tờ khai tương ứng (như 01/CNKD cho hộ kinh doanh, 02/QT-TNCN cho cá nhân quyết toán hoặc 01/GTGT cho doanh nghiệp). Cấu hình kỳ tính thuế theo tháng, theo quý hoặc theo năm.
• Thu thập số liệu doanh thu và các khoản giảm trừ: Tổng hợp hóa đơn bán ra, bảng kê chi tiết doanh thu (đối với hộ kinh doanh kê khai). Với cá nhân làm công ăn lương tự quyết toán, cần thu thập chứng từ khấu trừ thuế TNCN và chứng từ đóng các loại bảo hiểm bắt buộc.
• Tự động tính toán & Xuất file XML: Sử dụng công cụ trực tuyến để điền thông tin tự động, rà soát lỗi logic chỉ tiêu thuế và xuất tệp XML định dạng chuẩn của HTKK để nộp qua mạng.

Hình 2: Cách tự lập hồ sơ và chuẩn bị dữ liệu khai thuế hộ kinh doanh cá thể qua mạng.

3. Thủ Tục Khai Thuế Hộ Kinh Doanh Cá Thể Chuẩn 2026

Nghiệp vụ khai thuế hộ kinh doanh (hay còn gọi là khai thuế hộ kinh doanh cá thể) áp dụng theo phương pháp kê khai yêu cầu phải nộp Tờ khai thuế 01/CNKD kèm phụ lục bảng kê chi tiết doanh thu 01-1/BK-CNKD.

Khi thực hiện khai thuế hộ kinh doanh qua mạng, bạn cần kê khai chi tiết phần doanh thu chịu thuế phát sinh trong kỳ theo đúng biểu tỷ lệ phần trăm thuế GTGT & TNCN quy định cho từng nhóm ngành nghề:
- Bán lẻ, phân phối hàng hóa: Thuế GTGT 1% - Thuế TNCN 0.5% (tổng cộng 1.5% doanh thu).
- Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: Thuế GTGT 5% - Thuế TNCN 2% (tổng cộng 7% doanh thu).
- Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn hàng hóa: Thuế GTGT 3% - Thuế TNCN 1.5% (tổng cộng 4.5% doanh thu).
- Hoạt động kinh doanh khác: Thuế GTGT 2% - Thuế TNCN 1% (tổng cộng 3% doanh thu).

4. Hướng Dẫn Khai Thuế Cá Nhân & Quyết Toán Thuế TNCN (02/QT-TNCN)

Tác vụ khai thuế cá nhân (đặc biệt là tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân qua mạng) áp dụng cho người lao động có thu nhập từ tiền công, tiền lương từ hai nơi trở lên hoặc cá nhân tự do (freelancer) muốn làm thủ tục hoàn thuế TNCN nộp thừa.

Khi tự thực hiện khai thuế cá nhân bằng mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN 02/QT-TNCN, bạn cần lưu ý áp dụng các mốc giảm trừ gia cảnh quy định:
- Mức giảm trừ bản thân: 11.000.000 đồng/tháng (132 triệu đồng/năm).
- Mức giảm trừ người phụ thuộc: 4.400.000 đồng/tháng/người (52.8 triệu đồng/năm) cho các đối tượng là con đẻ, cha mẹ hoặc người thân không có khả năng lao động có hồ sơ chứng minh hợp lệ.

Sau khi trừ đi bảo hiểm bắt buộc và các khoản gia cảnh, thu nhập tính thuế còn lại sẽ được tính theo Biểu thuế lũy tiến từng phần gồm 7 bậc từ 5% đến tối đa 35%.

Hình 3: Tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân qua mạng để xin hoàn trả tiền thuế đóng thừa.

5. Kê Khai Thuế Doanh Nghiệp Trực Tiếp Trên Doanh Thu (01/GTGT)

Tác vụ khai thuế doanh nghiệp theo phương pháp tính trực tiếp trên doanh thu áp dụng cho các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ chịu thuế giá trị gia tăng trực tiếp (biểu mẫu tờ khai 01/GTGT).

Khi thực hiện khai thuế doanh nghiệp trực tiếp, kế toán cần xác định rõ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ tương ứng với tỷ lệ tính thuế GTGT quy định:
- Hoạt động phân phối, bán lẻ hàng hóa: Thuế suất GTGT tính trực tiếp là 1% trên doanh thu.
- Hoạt động dịch vụ, xây dựng không bao thầu: Thuế suất GTGT tính trực tiếp là 5% trên doanh thu.
- Hoạt động sản xuất, vận tải, xây dựng có bao thầu: Thuế suất GTGT tính trực tiếp là 3% trên doanh thu.

Giống như hộ kinh doanh, việc khai thuế GTGT cho doanh nghiệp trực tiếp cũng được áp dụng giảm 20% mức tỷ lệ tính thuế GTGT trong các giai đoạn chính phủ ban hành nghị quyết hỗ trợ giảm thuế 2%.

6. Cách Nộp File XML Lên Cổng Thuế Điện Tử Qua Mạng

Sau khi đã sử dụng công cụ tạo tờ khai để tính toán số liệu và xuất ra tệp XML thành công cho các đối tượng khai thuế doanh nghiệp, khai thuế cá nhân hoặc khai thuế hộ kinh doanh, bạn thực hiện nộp tờ khai qua mạng theo các cách sau:

Cách 1: Nhập tờ khai vào ứng dụng HTKK của Tổng cục Thuế
1. Khởi động phần mềm HTKK trên máy tính cá nhân.
2. Chọn đúng tờ khai tương ứng và bấm nút **"Nhập từ XML"** ở góc dưới bên phải.
3. Chọn file XML vừa tải về từ công cụ để phần mềm tự động điền số liệu chính xác 100%. Bấm lưu, kết xuất XML đã ký số để nộp.

Cách 2: Nộp tệp XML trực tiếp lên trang Thuế Điện Tử
1. Truy cập cổng giao dịch thuế điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ `https://thuedientu.gdt.gov.vn`.
2. Đăng nhập bằng tài khoản thuế cá nhân hoặc tài khoản doanh nghiệp tùy thuộc vào loại tờ khai.
3. Chọn phân hệ **"Khai thuế"** -> **"Nộp tờ khai XML"**, tải lên tệp XML và thực hiện ký số điện tử để hoàn tất nộp tờ khai qua mạng.